Como organizar o financeiro da sua redação - Caixa de Ferramentas da Diversidade

Tempo de leitura: 8 minutos

Objetivo

Estabelecer uma relação de equidade entre instituição e colaboradores, tendo como base princípios feministas e antirracistas
Manter uma organização e planejamento financeiro que traga tranquilidade para a operação da instituição
Garantir a transparência da gestão de recursos financeiros para públicos internos e externos

Referência

Essa metodologia foi desenvolvida internamente pela Énois ao longo dos seus dez anos de existência. Seus processos foram e continuam sendo construídos a partir de valores como diversidade e inclusão. Acreditamos que as relações financeiras que estabelecemos enquanto indivíduos e instituições podem ser determinantes na reprodução de um sistema desigual. Ou na luta contra o mesmo.

Resultados

Fluxo de caixa mensal e anual positivo
Prestação de contas dos projetos para parceiros, financiadores e público geral
Relatório financeiro para públicos interno e externo
Equipe consciente dos processos financeiros pessoais e organizacionais

Como medir

> Entregas como pagamentos e prestações de contas feitas no prazo e sem complicações

> Balanço semestral e/ou anual

> Escuta e registro com colaboradores, funcionários e parceiros sobre relação financeira

Nos tópicos abaixo você vai acessar as metodologias criadas para gerenciar cada fase e etapa da sua gestão financeira.

Organização
Classificação
Controle
Relatórios
Dicas extras e links de referência

1. ORGANIZAÇÃO

Caso você nunca tenha lidado com finanças na sua vida, sugerimos que você junte toda a informação que possui sobre a organização. Abaixo itens que são importantes checar:

Documentação. Antes de mais nada, procure saber quais são suas vias de investimento. De quem e como você recebe o dinheiro? Qual tipo de pessoa jurídica que essas vias investem? Quais documentos você precisa ter para atender aos requisitos dos editais e patrocinadores? Se essa documentação já está em dia, é preciso ter minimamente um conhecimento sobre cada uma delas e onde encontrá-las sempre que necessário.

Cada coisa em seu lugar. Tanto virtualmente quanto fisicamente, toda instituição precisa saber exatamente onde está cada coisa. Para isso, comece no material físico até chegar ao virtual.

– Faça uma relatoria de todos os materiais físicos que a instituição possui, sejam equipamentos, estoques, papelaria. Registre o nome do objeto, a quantidade, números de série, onde eles estão, com quem estão, datas de saída e de entrada.

– Encontre algum lugar seguro para armazenar a documentação física, organize em temas e use pastas com identificação para armazená-las. Você pode separá-las por documentações jurídicas (Atas de Fundação e Eleição, Estatutos, Contrato Social, documentos de sócias ou diretoria), documentações contábeis (balancetes, demonstrativos, certidões), editais (dentro de cada edital identificar os projetos em andamento, projetos encerrados, prestações de contas com todos os comprovantes e inscrições, identificando em cada um o ano de realização/inscrição), bancos (documentos das contas bancárias que são fixas da instituição e que não tem relação com projetos, ex. contratos de abertura/encerramento, movimentação bancária, gastos que não saíram de nenhum orçamento, separados por mês, ano e tipo de gasto).

Armazenamento dos comprovantes. A organização dos comprovantes físicos de gastos não é muito diferente do restante. Porém, devido ao desgaste de impressão que notinhas convencionais de estabelecimentos sofrem, é preciso uma atenção especial no armazenamento para que em prestações de contas futuras não haja perda de comprovação. Para essas notinhas menores, tenha em mãos envelopes de papel que você possa identificar e armazenar. Para notas fiscais ou cópias impressas em papel comum, saquinhos plásticos atendem muito bem às demandas de armazenamento. Em todos os casos você deve separá-los e identificá-los com data, tipo, rubrica, projeto e edital.
Controle online. Sabemos que boa parte das transações financeiras são feitas virtualmente, logo, a sua instituição precisa estar muito bem organizada na nuvem. Depois de arrumar toda a documentação física, você terá uma boa ideia de tudo o que a sua instituição possui, agora é hora de fazer o mapeamento eletrônico dos documentos.

Mantenha o mesmo esquema para documentações jurídicas, documentações contábeis, editais, bancos, e adicione espaços para a produção em si, relatórios, equipe, projetos futuros, aulas, formulários, controles, planilhas, e tudo o que a sua empresa demanda de fato no dia a dia. É importante frisar que, seja em um Drive coletivo ou em cada computador utilizado para administrar a instituição, essa organização precisa ser mantida e atualizada regularmente.
Para facilitar a procura por documentos, crie um padrão ao nomear cada arquivo, assim, mesmo que cada pessoa não saiba localizar no mapa o documento que precisa, fica fácil encontrá-lo na barra de pesquisa.

* Notas fiscais podem carregar o tipo, número, nome de quem é a nota, motivo do gasto, projeto e data, como por exemplo NF7 Bruna financeiro NOME DA EMPRESA 10.08.20 (nota fiscal nº 7 de Bruna do financeiro que sai de NOME DA EMPRESA em 08/2020) ou fat Vivo telefone NOME DA EMPRESA 08.2020 (fatura da Vivo de telefone que sai de NOME DA EMPRESA em 08/2020)* Documentos jurídicos podem apresentar o tipo, data e a instituição a que pertence, como por exemplo Ata de Eleição 2018 Associação.

2. CLASSIFICAÇÃO

Planilha base. Para dar início ao controle das finanças em si, tente criar uma planilha base onde irá registrar todas as movimentações de dinheiro da instituição e cada aba terá uma função na organização financeira. Você pode começar por Classificação dos gastos, Extratos Bancários e Pagamentos (ou saídas). Conforme a quantidade das suas demandas e do tamanho da sua instituição, você pode criar uma planilha para cada tema. Mantenha um lugar fixo no drive ou em seu computador para armazenar todos esses controles e consultá-los sempre que necessário.

Classificação dos gastos. Antes de olhar para a movimentação, é preciso pensar em como enxergar os consumos de forma mais clara para fiscalizar todas as operações até ter um controle absoluto das despesas e receitas. Para conseguir isso você deve criar uma categorização para tudo que entra e tudo que sai do caixa físico e das contas bancárias da instituição. O ideal é uma classificação baseada em três tipos principais de gastos, sendo eles: custos variáveis, equipe e custos fixos.

Os custos variáveis são os gastos que estão diretamente ligados à realização de projetos e podem variar ao longo dos meses. Representam gastos como alimentação, transporte, viagens, frilas, compra de materiais, bolsas de ensino, etc.
Em equipe, há a representação de todos os cargos fixos que são fundamentais para o funcionamento da instituição. Logo, são as pessoas constantemente ligadas à produção, ao financeiro, à gestão, captação e assim por diante, de acordo com a estrutura que a sua organização possui.
Custos fixos são os gastos recorrentes ligados à estrutura material e imaterial. Representam gastos com internet, aluguel, reparos, impostos, taxas bancárias. Eles não deixam de existir, tendo você projeto ou não.
Fora as despesas, também é importante classificar o que a instituição recebe. As receitas representam todas as entradas de dinheiro. Se sua instituição é representada por um CNPJ de MEI ou de uma empresa limitada, por exemplo, as classificações serão baseadas em prestações de serviço. Se você tiver uma ONG, as receitas virão de doações ou apoio de projetos. E por último, às vezes na realização de um projeto o financiador pede que o dinheiro seja colocado em uma aplicação financeira enquanto o projeto é executado, então é bom que a receita disso também seja categorizada para prestações de contas.

Para tornar toda essa classificação mais homogênea, você pode criar códigos para cada tipo de gasto. Isso ajuda na hora de fazer um relatório financeiro ao final do ano, onde há centenas de gastos e a forma de escrevê-los pode variar de acordo com a época que foi registrada ou pessoa que fez a categorização. Tipo: todo gasto com alimentação aparece na planilha como A101. Os gastos com bolsa de estudo aparecem como A102 e assim por diante. Aqui um exemplo.

3. CONTROLE

Fluxo de caixa. Controlar os extratos bancários e o caixa físico é essencial para não perder o que saiu, o que deixou de sair, o que entrou e o que deixou de entrar nas contas da instituição.
Para manter esse controle de extratos preciso, copie todas as operações do banco em sua planilha e atribua as seguintes especificações: data, descrição, valor, saldo, código, rubrica e projeto. Veja aqui um exemplo base.

* Despesas: data que a despesa saiu, descrição da despesa (quem foi pago e por quê), valor, saldo no banco após a operação, código/classificação da despesa, rubrica de onde a despesa saiu, projeto que a rubrica pertence.

* Receitas: data que a receita entrou, descrição da receita (quem te pagou e por quê), valor, saldo no banco após a operação, código/classificação da receita, parcela do patrocínio (se houver mais de uma), projeto ao qual a doação pertence.

Procure separar um dia na semana ou um dia no mês para fazer as atualizações necessárias. Se a sua instituição possuir mais de uma conta, crie uma aba para cada extrato bancário.

Fora dos bancos, é preciso controlar as transações feitas em dinheiro vivo que ocorrem durante a produção. Esse controle requer maior frequência e mais atenção do que o online. Por serem transações físicas e sem registro automático, se o administrador não anota imediatamente ou em breve, a transação se perde e logo não se sabe para onde foi todo o dinheiro do caixa.

Para evitar que isso aconteça, abra mais uma aba em sua planilha só para o caixa físico com os mesmos controles que o extrato bancário e a atualize sempre que houver alguma saída ou entrada. Quando a verba do caixa vier de saques ou cheques de projetos, separe essa verba do restante com um envelope e identifique-o com a origem (saque ou número do cheque), a data que esse valor foi retirado da conta, o valor inicial do saque/cheque, onde esse dinheiro deve ser gasto ou rubrica de onde ele saiu, projeto de onde ele saiu e saldo do envelope. Aqui um exemplo.

Nesse esquema do envelope, tudo o que sai de dinheiro deve entrar de notinha e todas essas transações devem ser registradas. Vale ter um controle a mais na aba do caixa para identificar qual saque ou cheque a saída/entrada se refere e qual o saldo do mesmo. Após zerar o saldo do envelope, escaneie todos os comprovantes e os armazene na nuvem com o restante de notas e recibos do projeto, mas não jogue fora as vias físicas, guarde-as! Devido auditorias e checagens de prestações, é aconselhável arquivar comprovantes até cinco anos após o encerramento dos projetos.

Pagamentos. Realizar pagamentos demanda uma boa quantidade de tempo, por isso, estipule datas fixas para as saídas e se programe ao longo do mês para que as datas sejam cumpridas tanto pela equipe e frilas, quanto por quem realiza as transações. Outro ponto importante é como conseguir organizar os pagamentos de forma que nada seja esquecido ou duplicado. Você pode criar mais uma aba em sua planilha para listar todos os pagamentos que devem sair ao longo do mês. Nessa aba identifique o código/classificação da saída, nome completo da pessoa física ou jurídica que irá receber, valor, forma de pagamento (cheque, saque, transferência), descrição do serviço, conta bancária de onde o pagamento irá sair, rubrica que irá pagar o favorecido, projeto a qual o pagamento pertence, link do comprovante (nota fiscal, fatura, boleto, recibo, RPA), data que o pagamento deve ser efetuado e status do pagamento (pendente ou pago). Aqui um exemplo.

Acompanhamento dos projetos. Para manter o orçamento dos projetos em ordem, crie uma nova planilha, copie todo o orçamento aprovado e adicione os seguintes controles: número da rubrica (projetos grandes e médios costumam ter mais de uma rubrica com o mesmo nome, manter o número da mesma no seu controle ajuda a não cometer erros na execução e na prestação de contas do projeto), nome da rubrica, classificação/código de quem será pago com essa rubrica (internet, terceiros, diretoria, alimentação), uma coluna para cada mês de execução do projeto (se é de janeiro a dezembro, adicione 12 colunas, identificando o mês a qual ela se refere), valor inicial da rubrica, e saldo (copie o valor inicial da rubrica e subtraia o que for usado ao longo dos meses). Com o esqueleto pronto, vá preenchendo mês a mês quanto saiu de cada rubrica. Adicione comentários em cada valor para não perder o controle de quem foi pago, e caso alguma saída se perca você pode checar nos pedidos de pagamento e nos extratos bancários até encontrar a incoerência. Aqui um exemplo.

4. RELATÓRIOS

Prestação de contas. É no encerramento do projeto que é perceptível a diferença de manter um controle constante ao invés de ter que correr atrás de toda a produção. Tendo os comprovantes nomeados corretamente, armazenados por projeto e por mês, e atualizando os controles periodicamente com o que foi gasto e quando foi gasto, a prestação de contas se torna muito mais rápida. Não importa qual seja a metodologia de prestação que o patrocinador adote, você consegue acessar tudo o que precisa e consegue checar saída por saída, rubrica por rubrica, do início ao fim do projeto, até que tudo esteja batendo. Aqui um exemplo de como fazemos uma prestação de contas financeira.

Relatório narrativo. O relatório financeiro é só uma parte do trabalho. É preciso contar, na prática, como esse dinheiro foi gasto. É nessas horas que a gente vê como o projeto foi executado. E a diferença entre o que estava no papel e o que o dinheiro permitiu virar realidade. Esses relatórios são importantes tanto internamente, para dar transparência aos processos para a equipe, quanto para os parceiros externos e financiadores.

Nele, é importante que você conte:

– O que aconteceu no projeto

– Quantas pessoas foram envolvidas e quais os perfis dessas pessoas

– Qual foi o impacto, alcance, o que o projeto transformou- Que próximos passos o projeto prevê (caso não seja encerrado)

5. DICA EXTRA E LINKS DE REFERÊNCIA

Fortalecimento da rede. Não é só a produção que precisa de parcerias. Pensando principalmente no terceiro setor, existem várias instituições como a sua que são inexperientes na administração de um projeto e que não têm outra alternativa além de ir aprendendo conforme vão fazendo. Por isso, busque criar uma rede de apoio com outras instituições como a sua, troque metodologias e aprendizados, assim você ajuda pequenos lugares a crescerem e ajuda a sua própria organização a amadurecer cada vez mais. Juntos vamos mais longe!

Links

Canais sobre terceiro setor:

Canais sobre edição de planilha:

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